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GUIA: Etapas de transição para a nova versão da NBR ISO 9001

07/03/2017

GUIA: Etapas de transição para a nova versão da NBR ISO 9001

Em setembro de 2015 foi publicada a nova versão da ISO 9001 e as organizações que pretendem manter sua certificação devem realizar as adequações necessárias para realizar a migração.

O período para realização desta migração é de três anos contados a partir da publicação da versão em inglês da norma, que ocorreu em 15 de setembro de 2015. O prazo está se esgotando e as empresas que ainda não iniciaram os trabalhos de adequação tem até o ano que vem para realizá-los. Após este prazo, todos os certificados na versão 2008 perdem a validade.

Para auxiliar o processo, o International Accreditation Forum – IAF publicou um guia que fornece orientações para a transição da ISO 9001:2008 para a versão 2015. O Guia denominado IAF ID 9:2015 – Transition Planning Guidance for ISO 9001:2015 (em inglês) pode ser acessado neste endereço: http://www.iaf.nu/upFiles/IAFID9Transition9001PublicationVersion.pdf

Tendo como base o IAF ID 9:2015 e as características padrões das organizações brasileiras, podemos definir 6 etapas básicas para realizarmos a transição das normas, conforme abaixo:

  • Treinamento Inicial na versão 2015 da NBR ISO 9001

Para que possamos nos planejar e conhecer o esforço necessário para realizarmos a migração das normas, é necessário conhecer os requisitos da nova versão. Esses requisitos precisam ser entendidos e compreendidos, pelo menos, pela equipe que será responsável pela condução dos trabalhos. Inclusive, a UBQ, através do seu Comitê ISO, realizará vários cursos. Veja a agenda clicando aqui.

  • Identificação das lacunas organizacionais que devem ser trabalhadas para atender os novos requisitos

Devidamente treinada, a equipe que conduzirá a migração deverá realizar uma análise das lacunas existentes e que devem ser trabalhadas para atender aos novos requisitos. É muito importante o discernimento dessa equipe no que tange a não obrigatoriedade de criação de novas práticas na organização para atendimento dos novos requisitos. A norma elevou seu nível de gestão e agora passou a exigir, por exemplo, requisitos relacionados a análise de contexto e mentalidade de risco. Esses temas já podem estar internalizados na empresa e necessitam somente serem integrados ao sistema. Com isso, na maioria das organizações, os novos requisitos só integrarão práticas importantes de gestão que já eram praticadas pelas empresas.

  • Atualizar o sistema de gestão da qualidade de forma a atender os requisitos da versão 2015

Identificadas as lacunas, torna-se necessário relacionar as práticas que devem ser integradas, adequadas ou implementadas de modo que o sistema de gestão da organização atenda a todos os requisitos normativos. Envolva, em cada nível pertinente de adequação, representantes de todas as equipes que impactam, são impactados ou desenvolvem atividades nos processos que estão sendo revisados e adequados. Envolver as pessoas torna a adequação mais aderente à realidade dos processos e promove o engajamento e empoderamento das pessoas. Compreender cada requisito é fundamental para que nós mesmos possamos acreditar e nos engajar nesta empreitada. Realize essa adequação integrando, caso ainda não seja, o sistema de gestão aos processos estratégicos e à tomada de decisão da empresa. O sistema de gestão integrado aos processos estratégicos o torna mais objetivo e eficiente em subsidiar o alcance esperados nos processos organizacionais.

  • Treinar e conscientizar toda a força de trabalho que tem influência na efetividade do sistema de gestão da organização

Após o Sistema de gestão estar revisado e atualizado, chega o momento de treinar e conscientizar todos que tem influência no sistema. Se na etapa 3 os representantes de cada etapa dos processos foram envolvidos na revisão do sistema, a conscientização e o treinamento fluirá de forma mais eficiente. É preciso demonstrar nos treinamentos os benefícios agregados na sistematização dos processos e integração imposta pela revisão da norma entre as diversas práticas de gestão já presentes na organização.

  • Realizar a verificação e validação do sistema de gestão da qualidade

Chegou a hora de verificar se a implementação da nova versão da NBR ISO 9001 foi satisfatória e os resultados almejados foram alcançados. Deverá ser realizada uma auditoria interna de modo a checar o cumprimento de todos os requisitos antes da auditoria externa de migração. Caso sua organização tenha auditores internos próprios, tenha especial atenção à etapa de treinamento desses profissionais na nova versão e ao novo sistema implementado, de modo que eles não auditem os seus processos ou aqueles que por ventura ajudaram a readequar (princípio da imparcialidade). Todo o PDCA deverá ocorrer e os apontamentos provenientes da auditoria interna deverão estar analisados e os planos de ação definidos e encaminhados para que a auditoria externa possa ocorrer. A auditoria externa de migração poderá ocorrer nos eventos de manutenção da certificação, na recertificação ou se a organização optar em um evento especial específico para realizar a transição.

  • Manter contato com o Organismo Certificador

Para minimizar retrabalhos e alinhar os prazos e requisitos das certificações, a comunicação contínua e a participação de seu Organismo Certificador – OC neste processo de transição é fundamental. Faça o cronograma em conjunto com seu OC e qualquer dúvida entre em contato com ele para que a migração ocorra dentro dos prazos planejados por sua organização e pelos definidos pela ISO e pelo IAF.

Transição para a nova versão da NBR ISO 9001


SOBRE O AUTOR

NBR-ISO-9001-2015-diegoDIEGO DE SOUZA ANDRADE – Membro do Comitê ISO UBQ, Engenheiro de Computação; MBA em Gestão Integrada (Qualidade, Meio Ambiente e Saúde e Segurança)Lead Assessor ISO 9001, 14001 e OHSAS 18001. Auditor Interno SIG e Gestor Corporativo de Auditoras Externas da Companhia Energética de Minas Gerais – CEMIG. Avaliador do Prêmio Nacional da Qualidade – PNQ, ciclos 2014, 2015 e 2016